OA系统管理办法

1、总则

为实现公司信息化管理，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高公司内部的办公效率，确保OA系统的正常运行。

2、范围

公司全体

3、功能模块管理

OA系统管理遵循“统一管理、分工负责”的原则。所有模块运用由相应部门负责管理，信息中心负责提供技术支持及日常运行维护。

a）“工作流程”：由信息技术管理中心负责管理；

b）“知识管理”：由行政部、人力资源部共同负责，信息中心协助管理；

c）“人力资源”：由人力资源部负责，信息中心协助管理；

d）“门户管理”：由行政部负责、信息中心协助管理。

e）“设置中心”：由信息中心负责管理。

F）“资产管理”：由行政部负责、信息中心协助管理。

4、OA帐号管理

系统管理员密码由信息技术管理中心保管，新入职员工的OA系统登录账号和初始密码由信息管理员设置（人力资源部先将新入职员工的个人资料等先录入OA系统，再报信息管理员开通其登录账号和初始密码）。

5、使用管理

5.1 OA系统登录密码，是OA系统识别员工身份的唯一方式，各部人员要严格控制系统登陆账号和密码，确保公司数据安全性。原则上不使用公共场所（网吧等）的电脑登录OA系统，特殊情况需登录时，须特别注意。登录密码应定期修改。

5.2 各部人员每天必需登陆OA系统，或长期登陆在线。及时处理OA系统中的待办事宜，并认真做好公文查阅、信息上报等工作。因公在外人员每天必需登陆OA一次。

5.3 各部人员必须能够完成自己在OA系统上的工作，不得将自己的登陆账号和密码告知他人，让他人代替自己操作。

5.4因公外出办事（出差）或请假的而无法及时登陆OA系统的员工，必须使用流程代理功能，以便及时处理紧急工作流，设置时选择的工作代理人应为被代理人的同级或直接上级，各部门负责人也可选择下级。

5.5 各部人员在使用OA系统过程中，出现异常现象或有更改需求，应由各部提出申请，交信息中心负责处理；各部门有人员调动变更、使用权限申请时，请通过OA系统提交相关申请至信息中心处。

5.6凡是以公司名义在OA系统中发布规章制度、红头文件、通知、通报、公告以及涉及对横向部门工作要求的等一律由行政部负责发布，其他任何部门（人员）不得擅自发布。

5.7严禁在OA系统中创建与工作无关的工作流，扰乱正常工作秩序。如：寻物启示、租房信息等等。严禁处理工作流时，在“意见”栏胡乱输入无意义或不文明的内容。如：重复输入几十个标点符号等。

5.8员工必须对自己创建的文档正确授权。所有使用人员必须对文件资料的发布范围（保密性）负责。上传文件的命名必须规范，文件的名称简单易懂，便于查找。注：文件名称可由时间、标题、创建者组成。如：201104工作计划（某某某）。

5.9员工不得查阅、使用、流传与自己工作范围无关的文件资料。上传附件大小不得超过20M。上传文件保存在OA系统适合的目录下（新建文档时可选择目录），方便查阅。（如需要增加新目录，请递交“OA系统业务变更流程”申请至信息中心）

5.10 公司所有上线流程必须在OA系统中流转。上线流程见系统中《上线流程清单》

5.11人力资源部负责新入职员工的OA系统使用培训。

5.12公司全体员工须及时处理待办事宜，各工作流当前节点停留时间由系统管理员在工作流“出口信息”条件判断中按下列标准进行超时设置，超时处理方法设为“自行流转至下一操作者”（总经理审批节点除外）。

a）“用车申请”、 “加班申请”、“请假申请”、“借款申请”、“出差申请”等工作流，节点超时判断值设为3小时；

b）其他工作流节点超时判断值按当前节点最长停留时间48小时；

6、新建（修改）工作流等审批程序

6.1各部门将需增加工作流的相关资料使用《OA系统业务变更申请》递交给信息中心，信息中心与需求部门讨论流程内容和流转节点后上报相关领导审批（必要时报总经理审批）。经批准后，系统管理员按要求在OA系统中建立。

6.2修改工作流表单内容、出口设置等，同样按6.1之规定按程序报批，批准后系统管理员执行。

7、应急方案

7.1 OA系统出现问题后，系统管理员应立即检查故障原因，首先应检查网络通信、服务器等硬件设施、设备是否正常，属硬件故障的立即联系硬件提供商派人解决。属软件问题，对自己不能解决的技术问题，须立即联系OA系统供应商――上海泛微网络科技有限公司。要求对方派技术人员上门解决。

7.2当OA系统超过2小时不能登录或不能正常运行时，立即启动应急预案。应急预案步骤：

a）立即通过“邮件”等途径告知全体员工；

b）前台文员提供纸质表格等给员工使用（所有流程表格等平时需备齐）；

c）系统故障排除后，系统管理员应测试并确认运行正常后，方可通知全体员工系统恢复正常运行。

8、惩则

违反本制度条款者，视情节轻重处于10元至50元的罚款。造成工作延误者处于50元至100元的罚款。

9、本办法自下发之日起实施，原有关规定与此相抵触的一律以此为准。使用各方在使用或引用本文件时应以最新版本为准。